Segnalazioni e provvedimenti

Al rispetto del Codice Etico e della Policy sul Rispetto dei Diritti Umani del Gruppo sono tenuti - nei limiti delle rispettive competenze, funzioni e responsabilità – in qualità di destinatari del Codice e della Policy gli organi sociali, i dipendenti, il management, i prestatori di lavoro di tutte le Società del Gruppo, nonché i collaboratori e terzi in rapporti d’affari con il Gruppo.

I. Segnalazioni  (“Whistleblowing”)

In ottemperanza all’art. 4 del Codice Etico e di Condotta del Gruppo TIM, ai requisiti del Sarbanes Oxley Act statunitense (sezioni 301-302-806) ed ai Principi di comportamento del Modello Organizzativo 231 delle società del Gruppo TIM, da gennaio 2019 è in vigore la nuova procedura "Whistleblowing”, che si applica a TIM ed a tutte le società nazionali non quotate del Gruppo ed alle controllate di diritto sammarinese (Telecom Italia San Marino SpA e Telefonia Mobile Sammarinese SpA) e costituisce un riferimento per le società nazionali quotate e per quelle estere.

La procedura istituisce un processo idoneo a garantire la ricezione, l’analisi e il trattamento di segnalazioni riguardanti sospette condotte non conformi a quanto stabilito dal Codice Etico e di Condotta del Gruppo TIM, dalla Policy per il Rispetto dei Diritti Umani nel Gruppo e dal Modello Organizzativo 231 adottato dal Gruppo, dalle procedure interne e dalla disciplina esterna comunque applicabile al Gruppo, nonché denunce ed esposti ricevuti dai Collegi Sindacali delle società del Gruppo per tematiche di competenza.

La procedura, disponibile sulla Intranet aziendale e sul sito www.telecomitalia.com, prevede la gestione accentrata, a cura della Direzione Audit, di tutte le segnalazioni, tramite un applicativo informatico (il “Portale Segnalazioni”), che il Gruppo mette a disposizione di chiunque (dipendenti, partner, clienti, fornitori, consulenti, collaboratori, soci e, più in generale, qualunque Terzo in possesso di notizie riguardanti le condotte sopracitate), per inviare o trasmettere, in modo anche anonimo e con la massima garanzia di riservatezza, segnalazioni inerenti principalmente a:

• richieste di chiarimenti sulla correttezza di comportamenti propri o altrui ai fini della piena osservanza del Codice Etico e di Condotta e dei valori richiamati anche nella Policy per il Rispetto dei Diritti Umani;
• comunicazioni di presunte violazioni, di richieste o di induzioni alla violazione di norme di legge o regolamento, di prescrizioni del Codice Etico, di procedure interne;
• comunicazioni di presunte violazioni del Modello Organizzativo 231 - di diretta competenza del Collegio Sindacale di TIM o di Società del Gruppo (anche nel loro ruolo di Organismo di Vigilanza 231), o di singoli Organismi di Vigilanza 231 presenti in alcune realtà del Gruppo - anche a seguito di comportamenti a rischio reato e/o illecito previsti dal Modello Organizzativo 231;
• comunicazioni di presunte violazioni della Policy per il Rispetto dei Diritti Umani;
  
• denunce aventi ad oggetto presunti rilievi, irregolarità e fatti censurabili;
• esposti riguardanti tematiche di contabilità, controlli interni di contabilità, o revisione contabile da chiunque provenienti, nonché segnalazioni di dubbi, sottoposti da dipendenti della Società e del Gruppo, relativi alle medesime materie contabili o di revisione contabile ritenute discutibili di competenza del Collegio Sindacale di TIM (anche quale Audit Committee).

A ciascuna segnalazione il sistema assegna un codice identificativo univoco che consente al segnalante di verificarne lo stato di lavorazione.

Ogni segnalazione è oggetto di rigorosa analisi da parte della Direzione Audit, nel pieno rispetto dei principi stabiliti dagli Standard Internazionali per la pratica professionale dell’Internal Audit e dal Codice Etico emanati dall’Institute of Internal Auditors (IIA), nonché dal Codice Etico e di Condotta del Gruppo TIM.

II. Provvedimenti

Le le sanzioni disciplinari di maggior rilievo riconducibili alla violazione del Codice Etico, nel corso del 2018, sono state pari a 6 provvedimenti. Le casistiche interessate sono state le seguenti:

• Attività in contrasto/concorrenza con la Società
• Uso privato materiali, dotazioni, servizi Sociali
• Falsificazione o alterazione documenti o apparecchiature per indebiti vantaggi
• Violazione norme su trasferte
• Violazione segreto telefonico

Nel 2018, per quanto riguarda  i fornitori legati all'autocertificazione 231:

• 107 non hanno ancora risposto alla 231
• 10 hanno risposto negativamente alla 231.