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Il progetto Smart Working

Il progetto Smart Working

01/08/2016 - 10:00

Il futuro del lavoro in azienda è digitale

Molte aziende stanno adottando una nuova modalità di approccio al lavoro: tra queste, TIM, dove lo Smart Working è una leva abilitante della trasformazione digitale.

Scopriamo di più sullo Smart Working in TIM con 10 domande ad Andrea Iapichino, referente del progetto e responsabile People Caring di TIM.

1. Quali sono le esigenze, sia per l’azienda sia per le persone che ci lavorano, a cui risponde il progetto Smart Working? Quali obiettivi si pone?

Lo Smart Working è un percorso di change management continuo, che incrementa la produttività aumentando welfare e responsabilizzazione verso i risultati grazie a ricombinazioni di spazi, tecnologie e processi. Quindi, TIM in questo modo dà migliore bilanciamento vita-lavoro, più produttività, maggiore vivibilità delle città e le persone in azienda possono contribuire alla transizione al digitale.

2. Quanto tempo ci è voluto per organizzare un passaggio così importante in un'azienda così grande e a volte complessa come TIM? Vi siete ispirati a qualche modello già esistente? Quante persone hanno lavorato (e stanno lavorando) al progetto e con quali competenze/ruoli?

Dopo una prima fase di studio condotta da un team, ad aprile 2015 è stata definita una precisa responsabilità progettuale in HR, creando il ruolo di Referente. Da quel momento sono passati 10 mesi prima di essere pronti al lancio della sperimentazione. Questo tempo è stato impiegato per studiare i casi di successo in Italia e all’estero, fare una survey (in collaborazione col Politecnico di Milano), condurre alcuni stress-test, e soprattutto capire come lo smart working può essere integrato nella strategia di TIM. Per gestire il progetto ho coinvolto e continuo a lavorare con numerosi colleghi delle diverse funzioni aziendali (dalle Reti a Information Technology, da Real Estate a Finance, a Comunicazione). Siamo di fronte a un vero e proprio risultato corale delle persone che stanno impiegando in modo coordinato le loro competenze per favorire questo cambiamento.

3. Qual è l’aspetto più complicato e critico nella transizione verso lo smart working per un’azienda come TIM?

I processi, la stratificazione dei processi, direi. TIM è l’azienda che offre servizi digitali di ultima generazione, ma ha anche le sue radici operative in procedure tipicamente analogiche. Ecco, riuscire a trasformare questa “lasagna” in energia per la trasformazione digitale dell’organizzazione è un percorso “complicato” perché si possono generare dei disallineamenti tra obiettivi, comportamenti e strumenti che causano frustrazione nell’organizzazione. Ma questo tipo di difficoltà possono essere affrontate e superate mediante la raccolta dei feedback delle persone e la capacità di correggere le scelte che funzionano meno.

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Andrea Iapichino

Referente del progetto Smart Working e responsabile People Caring di TIM

4. Ci puoi dare qualche numero aggiornato sui risultati del progetto a oggi (luglio 2016)?

Sì, premetto che la sperimentazione si rivolge ad un bacino di circa 19.000 dipendenti in 5 città, i partecipanti sono quasi 9.000 (8.979, per la precisione), con un incremento del +1,5% rispetto al mese precedente. Il 64% di essi fa smart working 1 giorno a settimana. Il 31% dei responsabili sta partecipando in prima persona. Il 38% dei partecipanti ha un’età compresa tra i 46 e i 51 anni (…forse quella dei migranti digitali è una leggenda metropolitana).

5. Quali parametri state considerando per misurare la validità del progetto a medio termine?

La produttività, senza dubbio. Come dicevo all’inizio, lo Smart Working è un percorso di change management che incrementa la responsabilizzazione verso i risultati. Quindi, attraverso una survey dedicata, stiamo collaborando con tutti i responsabili per identificare gli indicatori che oggettivamente ci confermeranno la validità (o meno) del progetto.

6. Quali sono i prossimi passi del progetto?

Sicuramente dobbiamo continuare a raccogliere feedback e studiare a fondo i risultati. Questo ci dovrebbe consentire la valorizzazione dei risultati stessi, magari attraverso con un confronto con le organizzazioni sindacali. Peraltro, siamo anche in attesa di poter applicare il risultato dei lavori del Parlamento in materia di Lavoro Agile, lavori ancora in corso.

 

L'obiettivo del progetto

Incrementare la PRODUTTIVITA', aumentando il WELFARE e la RESPONSABILIZZAZIONE verso i risultati
 

L'aspetto più critico

Ridurre la STRATIFICAZIONE DEI PROCESSI e tramutare i processi in energia a favore della TRASFORMAZIONE DIGITALE dell'azienda

I numeri a luglio 2016

- quasi 9.000 partecipanti in 5 città
- 31% dei responsabili coinvolti
- 38% dei partecipanti tra i 46 e i 51 anni

Dobbiamo essere consapevoli dell'esigenza di adottare lo Smart Working come abito mentale, avendo presente che il lavoro è soprattutto collaborazione

Andrea Iapichino

La transizione al digitale ha una velocità molto maggiore delle precedenti e lo Smart Working supporta il percorso di trasformazione dell’impresa.

Andrea Iapichino

7. Tu hai già sperimentato personalmente lo smart working? Come ti sei trovato e quali sono, nella tua esperienza, le differenze principali con il lavoro in ufficio (pro e contro)?

Per me è un’esperienza facile e complessa allo stesso momento. Facile, perché la ricerca di un migliore equilibrio è un’aspirazione naturale in ognuno di noi. Complessa, perché la capacità di organizzare il proprio lavoro a partire dai risultati che vogliamo assicurare alla squadra è un’attitudine che si conquista con tanto allenamento.
Provo a spiegarmi concretamente. Nel lavoro tradizionale in ufficio, posso anche decidere di “vivere alla giornata” o di aspettare gli input; insomma posso essere meramente reattivo. Se, invece, voglio adottare una modalità “agile”, che mi dà più flessibilità su tempi e luoghi della mia prestazione lavorativa devo anche essere produttivo almeno un po’ di più di quando sono in ufficio (senza questo “po’ di più” non si vede perché adottare lo smart working), quindi devo essere proattivo e focalizzato sul gioco di squadra.
Più che una questione di “pro e contro” credo si debba essere consapevoli dell’esigenza di adottare questo abito mentale e, in particolare, avere ben presente che il lavoro è soprattutto collaborazione.

8. Data la grande adesione, avrai sicuramente qualche aneddoto curioso da parte di qualche tuo collega smart worker. Ce lo vuoi raccontare?

In effetti, a un cambiamento così rilevante corrispondono numerose storie private di tempo ritrovato, a favore di una migliore integrazione tra le varie dimensioni che compongono la giornata di ognuno di noi. Vorremmo provare a raccogliere qualche storia interessante sui nostri canali digitali, dai social di Gruppo alla nostra intranet TIM People Net.

9. Lo Smart Working implica anche un modo più maturo di utilizzare le tecnologie. Pensi che lo Smart Working possa favorire il processo di digitalizzazione? In azienda hai visto un’evoluzione culturale nell’uso degli strumenti tecnologici?

Per quanto riguarda la prima parte della domanda, sì, ne sono convinto. La transizione al digitale ha una velocità molto maggiore delle precedenti. Questa velocità pone all’impresa una sfida molto impegnativa. Infatti, la cultura manageriale disponibile si è tutta formata quando le trasformazioni economiche si misuravano in anni - e non in mesi - e i confini tra distinti ambiti tecnologici erano solidi consentendo il controllo del “passo” del cambiamento. Viceversa, oggi, quelle frontiere sono evaporate e la velocità del cambiamento procede senza incontrare ostacoli ed è molto esposta al comportamento del cliente, che aspira a replicare quanto più possibile le esperienze preferite e ha una velocità di sostituzione delle sue scelte e abitudini molto accentuata.
Lo Smart Working supporta il percorso di trasformazione dell’impresa.
Ciò detto, passo alla seconda parte della domanda: da quando abbiamo avviato il progetto c’è stato un incremento nella consapevolezza dell’uso delle tecnologie digitali già disponibili. Occorre però ammettere che tutti o quasi tutti molto dobbiamo ancora imparare per assicurarci e dare a TIM il meglio dall’impiego di esse. A questo scopo stiamo lavorando con i colleghi della Formazione e di HR Services a un pacchetto di “pillole digitali” proprio sui temi dell’impiego di queste tecnologie e dell’evoluzione dei nostri comportamenti. Anche da questo punto di vista abbiamo la conferma che adottare lo smart working è un percorso di cambiamento, quindi di apprendimento, che si dipana in modo curvilineo. Lungo questa curva alcuni di noi sono indietro e altri avanti. È importante che questi ultimi siano da esempio per i primi.

10. Credi che l’adozione dello smart working da parte di un numero crescente di aziende sia un primo passo verso una gestione sempre più basata sulla responsabilizzazione dei lavoratori, libera da vincoli di orari e luoghi fissi?

Come dicevo all’inizio, lo smart working è un percorso di change management, che incrementa la produttività aumentando welfare e responsabilizzazione verso i risultati grazie a ricombinazioni di spazi, tecnologie e processi. Tuttavia, occorre non trasformare i temi dell’orario e del luogo di lavoro in feticci. Avere un orario di lavoro di riferimento, come avere un luogo di lavoro di riferimento, in realtà costituiscono una condizione vantaggiosa per tutti.
Torno al tema della dimensione sociale del lavoro: se essa è centrale nell’esperienza umana (e per me lo è), dobbiamo convenire che richiede una base di regole condivise. Faccio un esempio che potrà sembrare provocatorio e che invece, proprio come il lavoro, qualifica la dimensione umana: le feste più riuscite sono quelle in cui gli invitati sono presenti secondo una distribuzione nel tempo e nello spazio che permette loro di scambiare qualche battuta con gli amici e di fare anche nuove conoscenze. Queste feste richiedono una buona preparazione, direi quasi una vera e propria regia, ma è indispensabile che ogni singolo partecipante contribuisca alla loro riuscita. Questa mi piacerebbe fosse una metafora dello smart working.
Fuor di metafora, in Parlamento sono in discussione alcuni disegni di legge sullo smart working, inteso come strumento per incrementare la produttività e la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro. Il Governo ha già normato in questa direzione introducendo incentivi fiscali e contributivi che possono rendere più efficiente il costo del lavoro. Le aziende italiane sono consapevoli di queste opportunità.

Credo che a breve la competizione tra le aziende risentirà anche dello smart working che fa crescere la produttività e contribuisce alla digital transformation.

Andrea Iapichino

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È un concetto più ampio rispetto alla flessibilità di luogo e di orario: è prevalentemente un cambiamento culturale e manageriale.

Fiorella Crespi