La fatturazione diventa elettronica: ecco tutto quello che devi sapere La fatturazione diventa elettronica: ecco tutto quello che devi sapere

La fatturazione diventa elettronica: ecco tutto quello che devi sapere

Dal 31 marzo 2015 niente più cartaceo

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Dal 6 giugno 2014 siamo entrati ufficialmente nell’era della fatturazione elettronica che ha sancito il passaggio da cartaceo a digitale. Dematerializzazione della carta, minori costi di gestione e processo velocizzato sono solo alcuni dei vantaggi che ha portato questo cambiamento.

La fattura è il documento amministrativo che certifica e tutela le attività commerciali. Il processo di fatturazione parte dall’emissione da parte di chi fornisce il servizio e si conclude con l’archiviazione del documento, per la precisione la conservazione secondo gli obblighi legislativi (richiesta anche per controlli fiscali), sia da parte del fornitore sia da parte del cliente.

Se fino a poco tempo fa una transazione economica era tutelata dal documento cartaceo, da qualche mese la tecnologia ha portato delle grosse e importanti novità.

Ma andiamo per gradi e capiamo meglio cosa sta succedendo.

La legge finanziaria del 2008 ha introdotto l’obbligo dell’emissione, della trasmissione, della conservazione e archiviazione in formato digitale delle fatture emesse per la Pubblica Amministrazione e con gli Enti pubblici Nazionali.  

Dal 6 giugno 2014 si è cominciato a dare operatività:  solo alcuni enti della  Pubblica Amministrazione centrale (Ministeri, Enti di Previdenza ) hanno cominciato a non accettare più fatture emesse in formato cartaceo, ma solo quelle elettroniche.

Dal 31 marzo 2015 tutta la Pubblica Amministrazione, compresa quella locale, non potrà più accettare fatture se non elettroniche.

Cosa significa questo per le aziende? Quali sono i vantaggi?

Le novità

Ci sono tre fondamentali novità: la prima è che la fattura non viene più inviata dal fornitore direttamente al cliente, ma il fornitore la invia al Sistema di Interscambio (SDI), una piattaforma applicativa gestita da SOGEI per conto della Ragioneria Generale dello Stato. Sarà il Sistema di Interscambio che, dopo averla validata, la invierà all’Ente Pubblico destinatario.

La seconda novità e che non si potrà più redigere la fattura in un formato qualsiasi. Tutte le fatture vanno redatte secondo uno specifico ed unico formato elettronico.

La terza novità è che, essendo originali informatici, le fatture elettroniche non possono essere stampate e conservate nell’armadio tradizionale, ma vanno conservate in un Sistema di Conservazione dei Documenti Informatici a norma (già “Conservazione Sostitutiva”).

La normativa rientra in tutte quelle procedure previste dall’Agenda Digitale per semplificare le procedure tra PA e cittadini: l’introduzione di processi telematici, infatti, snellisce quelle procedure che tempo fa richiedevano tempo per essere sbrigate.
Inoltre, questo cambiamento si colloca nelle linee di azione dell’Unione Europea che incoraggia gli Stati membri a dotarsi di un adeguato quadro normativo, organizzativo e tecnologico per gestire in forma tecnologica l’intero ciclo di acquisti.

Requisiti richiesti

L’Italia è uno dei primi Paesi che ha adottato la tecnologia per questo procedimento.

La fattura elettronica è tecnicamente un file elettronico XML (eXtensible Markup Language).
La fattura, per essere accettata, deve avere le seguenti caratteristiche:

  • essere immutabile e non alterabile (attuata mediante apposizione di firma digitale dell’emittente)
  • deve riportare la data di emissione
  • essere autentica e integra nel contenuto

La normativa prevede inoltre che,per semplificare l’operatività delle aziende, per l’invio e per la conservazione della fattura si possano utilizzare intermediari accreditati.

I vantaggi

È chiaro che il vantaggio principale del passaggio da fattura cartacea a fattura elettronica sia la semplificazione del processo e la dematerializzazione dei documenti.

La fatturazione elettronica, però, permette anche di:

  • automatizzare l'intero processo amministrativo, contabile, gestionale e finanziario
  • velocizzare i tempi previsti per i pagamenti
  • collegare le fatture sia in entrata che in uscita con estrattori automatici di dati e di informazioni al fine di effettuare elaborazioni relative ai propri clienti ed ai propri fornitori oltre che a tutti gli altri dati contabili
  • monitoring costante sui costi sostenuti da parte della Ragioneria Generale dello Stato, , essendo interfacciata con SDI

La fattura informatizzata, utilizzando il metalinguaggio di descrizione dei dati XML, passa così da semplice documento fiscale ad un vero e proprio oggetto software fiscale: in questo modo i controlli, sia in fase di emissione, che nelle fasi successive risultano molto più veloci e sicuri. Per esempio, viene definita con certezza la decorrenza dei termini di pagamento.

L’emissione delle fatture: l’offerta firmata Olivetti

Se è un dato di fatto che la fatturazione elettronica può agevolare i rapporti tra aziende e PA, l’unico ostacolo inziale è il costo per l’integrazione con i software aziendali, soprattutto per le piccole-medie imprese.

Olivetti si propone come intermediario a termini di legge sia per le aziende private che per la Pubblica Amministrazione con una soluzione Cloud per la Fatturazione elettronica basata sulla consolidata piattaforma di dematerializzazione Hub Documentale Olivetti (HDO) ed erogata attraverso la Nuvola Italiana di Telecom Italia.
Il funzionamento è semplice: le fatture emesse dal gestionale aziendale vengono inviate alla piattaforma Olivetti e, se necessario, ove non conformi, vengono trasformate in formato digitale secondo le regole previste dalla normativa. La soluzione non è un software, ma appunto un servizio cloud, disponibile immediatamente e che azzera  i costi iniziali per l’adeguamento dell’infrastruttura aziendale.

Fattura Digitale di Nuvola Store

Telecom Italia ha inoltre lanciato il nuovo servizio Fattura Digitale che consente a professionisti e piccole imprese di adeguarsi alla normativa che obbliga tutte le pubbliche amministrazioni ad accettare e pagare solo fatture elettroniche. Questa soluzione è sviluppata in collaborazione con Olivetti ed è disponibile attraverso il cloud marketplace di servizi digitali Nuvola Store di Telecom Italia

Cosa permette di fare? Con questo servizio si possono creare, emettere e conservare fatture elettroniche verso tutte le PA e anche di compilare, gestire e tracciare le fatture e le notifiche del Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate tramite un’interfaccia web intuitiva e facile da usare, anche da device mobile.

Il servizio Fattura Digitale, in promozione fino al 31 marzo a partire da 6,5 euro al mese, è disponibile in quattro diversi profili, tagliati sulle diverse esigenze e che comprendono anche un’offerta dedicata ai commercialisti. Può essere acquistato sia con addebito sul conto Telecom Italia sia con carta di credito. 

Il servizio completa la proposizione di offerta di Telecom Italia relativa alla fatturazione elettronica, che prevede anche una soluzione per le aziende di medio/grandi dimensioni denominata Nuvola IT Paperless Flow.